Maile to podstawa biznesu w dzisiejszych czasach ale ich pisanie straszne zajmuje czas i wymaga szczególnej uwagi gdy informacje zawarte w mailu są poufne. Za pomocą makr możemy znacznie uprościć sobie życie wysyłając setki maili po wciśnięciu jednego klawisza mając jednocześnie pewność, że każdy odbiorca dostanie te informacje które są przypisane tylko do niego.
Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy wysyłać co miesiąc informacje płacowe do wszystkich pracowników w firmie. Komplet informacji przechowujemy w prostym arkuszu „Dane”
……………………..
Aby wszyscy dostali odpowiednie informacje musimy:
I tak dla każdego pracownika! O pomyłkę naprawdę nietrudno a jej konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe.
Zróbmy to automatycznie
Po pierwsze dodajmy adresatów do danych oraz informację czy ma do nich trafić mail czy nie. Nasza tabela będzie teraz wyglądać następująco:
Oczywiście ja wszędzie wpisałem siebie jako adresata abyście zobaczyli efekt działania makra w jednej skrzynce ale wpisujemy właściwe adresy każdego z pracowników. Dla pracowników do których chcemy wysłać maila wpisujemy w kolumnie B słowo „Tak”.
Następnie w drugim arkuszu przygotowujemy sobie wzór treści naszego maila z odpowiednim formatowaniem. U mnie arkusz „Odcinek013” wygląda następująco:
.
Nasze makro będzie miało za zadanie przeczytać wszystkie linijki z danymi i tam gdzie znajdzie „Tak” w kolumnie B wysłanie maila z treścią przypisaną do danej osoby w formacie z arkusza „Odcinek013”.
Tradycyjnie możemy zacząć od rejestracji nowego makra i jego późniejszej edycji ale pierwszym naszym krokiem będzie włączenie biblioteki funkcji umożliwiających nam korzystanie z Outlooka za pomocą Menu Tools -> References -> zaznaczamy Microsoft Outlook 16.0 Object Library w okienku edycji makra.
Potem możemy już wkleić poniższe makro i po zmianie mojego adresu na własny przetestować jego działanie.
Po uruchomieniu zobaczycie natychmiastowy efekt w skrzynce odbiorczej Outlook
A oto przykładowe treści maili
Z uwagi na szybkość działania rozwiązania zastanówcie się proszę dwa razy zanim ostatecznie naciśniecie przycisk run i wyślecie w świat kilkaset maili. Koniecznie przetestujcie swoją wersję wysyłając testowe maila najpierw do siebie, potem do uprzedzonych odbiorów a dopiero gdy poczujecie się naprawdę mocno idźcie na całość.
Za pomocą tego rozwiązania możecie również kontaktować się ze swoimi klientami lub dostawcami, ograniczeniem zastosowań jest tylko Wasza wyobraźnia.
Mam nadzieję, że spróbujecie zautomatyzować wysyłanie maili z waszych Exceli, gdybyście mieli z tym problem jak zawsze zapraszam do korespondencji na adres konrad.pogodz@itch.pl
Dzięki darmowym materiałom szkoleniowym będziesz mógł przećwiczyć nabytą wiedzę i sprawdzić ją w praktyce. Pobierz i ćwicz natychmiast.
