W codziennej pracy często zdarza się sytuacja, że musimy połączyć dane tego samego typu z różnych tabel. Przykładem takiej sytuacji mogą być informacje o wypłaconych pracownikom premiach. Na listach z różnych kwartałów mogą pojawić się ci sami lub totalnie inni pracownicy z różnymi kwotami. Naszym zadaniem jest stworzyć jedną listę zawierającą kwoty ze wszystkich kwartałów wkładając w to minimum wysiłku.
W naszym pliku znajdują się 4 przykładowe tabele w 4 różnych arkuszach. Każda z nich zawiera pesel imię i nazwisko oraz kwotę wypłaty z poszczególnego kwartału. Każda z nich ma inną ilość wierszy. Poniżej 2 przykładowe tabele
……………………..
Twórcy Excela przewidzieli opisany przez nas problem i stworzyli nam gotowe rozwiązanie w postaci funkcjonalności konsolidacji danych. Znajdziemy ją w Menu -> Dane -> Konsoliduj
Aby z niej skorzystać stajemy w nowym arkuszu wciskamy Konsoliduj i w pojawiającym się menu pojedynczo wprowadzamy źródła danych które chcemy skonsolidować.
Gdy już mamy wszystkie źródła musimy jeszcze zdecydować czy wiodące są dla nas informacje zawarte w pierwszym wierszu danych czy w pierwszej kolumnie. W naszym przypadku w pierwszej kolumnie znajdują się dane wg których chcemy sumować wypłaty więc wybierzemy Lewą kolumnę. Kolejnym istotnym elementem jest wybór funkcji konsolidującej dane. Mamy tu do wyboru Sumę którą najczęściej będziemy wybierać ale też całą gamę innych funkcji matematycznych które mogą nam się w specyficznych okolicznościach przydać. I wreszcie ostatnim elementem jest wybór czy chcemy utworzyć łącza z danymi źródłowymi czy też nie. Jeżeli ich nie utworzymy połączenie będzie jednorazowe tzn. otrzymamy sumy wartość które niezależnie od zmian w źródle nie będą się już zmieniały. Jeżeli utworzymy łącze do źródeł każda zmiana danych dotyczących kwot premii w tabelach źródłowych zostanie przeniesiona do naszej skonsolidowanej tabeli. Pamiętajcie, że funkcjonalność ta dotyczy jedynie zmian wartości, dodanie nowych wierszy lub ich usuwanie nie jest wspierane w tym narzędziu.
Przy braku tworzenia łączy efekt naszej funkcjonalności jest następujący
Natomiast stosując funkcję Utwórz łącze z danymi źródłowymi otrzymamy następujący efekt
Jak widać możemy zobaczyć składowe otrzymanych dla danej osoby kwot które podlegają sumowaniu.
Zachęcam do używania zaprezentowanej metody przy łączeniu tabel o różnych długościach zawierających takie same dane. Znacznie skraca ona czas niezbędny do uzyskania zamierzonego efektu. Gdybyście mieli z podobne lub inne problemy z łączeniem danych w Excelu jak zawsze zapraszam do korespondencji na adres konrad.pogodz@itch.pl
Dzięki darmowym materiałom szkoleniowym będziesz mógł przećwiczyć nabytą wiedzę i sprawdzić ją w praktyce. Pobierz i ćwicz natychmiast.
