Oczywiście istnieją płatne dodatki uzupełniające tą funkcjonalność oraz mniej lub bardziej udane obejścia tego problemu. Ja chciałbym Wam dziś pokazać jak stworzyć sobie własny szablon zarządzania projektami w formacie Gantta za pomocą prostych funkcji i formatowania warunkowego.

Jako podstawę przygotowałem sobie arkusz zawierający niezbędne nagłówki kolumn sformatowane w przyjazny dla oka sposób oraz pierwszy tydzień roboczy kalendarza.

 

……………………..

 

.

 

Kolumny

• Poprzednik (Lp zadania poprzedniego)
• Zadanie

Będziemy wypełniać ręcznie więc pozostawiamy je puste

Kolumny

• Status
• Osoba

Będziemy wybierać z listy wartości które wpisałem sobie do arkusza Stałe w dwóch tabelkach

 

 

 

 

Stajemy wiec w komórce C4 i wybieramy Menu Dane -> Poprawność danych następnie wybieramy Dozwolone = Lista oraz jako Źródło wskazujemy kolumnę tabeli ze Statusami

 

 

 

 

Analogiczne czynności wykonujemy dla komórki E4 z tym że w Źródło wskazujemy kolumnę tabeli z Osobami.

W pozostałe kolumny wpiszemy funkcje i tak:

• Lp – komórka A4=JEŻELI(D4<>””;MAX(A$3:A3)+1;””) nadaje kolejne numery wierszom w których jest wpisana nazwa zadania
• Data rozpoczęcia – komórka F4= JEŻELI(B4>0;X.WYSZUKAJ(B4;A:A;G:G);JEŻELI(D4<>””;DZIŚ();””))jeżeli jest wpisany poprzednik wpisuje jego datę zakończenia a jeżeli nie to datę dzisiejszą o ile jest wpisane zadane. Przy czym zakładamy że w razie potrzeby wpisujemy datę ręcznie
• Data zakończenia – komórka G4 = F4 data końca jest analogiczna jak data początku przy czym zakładamy że zmieniamy ją ręcznie lub dodajemy do niej X dni trwania zadania
• Pierwszy dzień kalendarza – komórka H4=JEŻELI(ORAZ(H$2>=$F4;H$2<=$G4);PRZEŁĄCZ($C4;”Nie rozpoczęte”;1;”W realizacji”;2;”Zakończone”;3;0);0) formuła wpisuje 0 jeżeli data kolumny jest różna od okresu danego zadania oraz wartości 1,2 lub 3 zależne od statusu zadania jeżeli data mieści się w jego okresie
• Dni kalendarza – komórka M1=H1 jak tydzień wcześniej
• Daty kalendarza – komórka M2=H2+7 tydzień wcześniej +7 dni

Teraz pozostaje skonfigurować formatowanie warunkowe zależne od wartości danej komórki.

Zaznaczamy komórkę H4 i wybieramy Menu Narzędzia główne -> Formatowanie Warunkowe -> Nowa reguła a następnie Formatuj tylko komórki zawierające, Wartość komórki, równa, 0 jak w poniższym okienku

 

 

 

Następnie wybieramy Formatuj i w zakładce Wypełnienie kolor biały oraz w zakładce Czcionka również kolor biały

Teraz powtarzamy wszystkie powyższe czynności formatowania warunkowego wpisując wartość 1 i kolor np. czerwony, wartość 2 i kolor np. niebieski oraz wartość 3 i kolor np. zielony

Po poprawnym wykonaniu wszystkich czynności wybierając Menu Narzędzia główne -> Formatowanie warunkowe -> Zarządzaj regułami powinniśmy zobaczyć poniższy obraz

 

 

Aby nasz arkusz działał w całości rozciągamy komórki w szerz M1 i M2 tak daleko w prawo jak długi potrzebujemy harmonogram, H4 tak daleko w prawo jak M1 i M2, i na koniec obszar A2 do końca naszego kalendarza w dół tak daleko jak potrzebujemy

Pozostaje nam przetestować efekt naszej pracy: wpisujemy nazwy zadań, wybieramy osoby odpowiedzialne, uzupełniamy poprzedniki oraz wpisujemy daty zakończenia zdań lub uzupełniamy je o czas trwania zadania w dniach. Po wybraniu statusów zadań powinniśmy uzyskać efekt podobny do poniższego

 

 

Mam nadzieję, że wykorzystacie zaproponowane rozwiązanie jako podstawę do jego dalszego rozwoju i uda wam się skutecznie prowadzić swoje projekty przy pomocy Excela.

Gdybyście w swojej pracy potrzebowali bardziej rozbudowanych narzędzi lub mieli inne zagadnienia związane z prezentacją danych w wybrany przez siebie sposób zapraszam do kontaktu na adres  konrad.pogodz@itch.pl