Klient: firma audytowa
Sektor: finanse
Klient świadczy usługi w zakresie audytów, przeglądów, przekształceń oraz doradztwa finansowego dla kilkudziesięciu przedsiębiorstw. Ze względu na umowy o poufności nie możemy podać nazwy firmy.
Cel projektu: automatyzacja procesów za pomocą makr w arkuszu Excel
W zakresie audytów świadczone usługi mają charakter cykliczny i powtarzalny. W ramach 15 lat działalności Klient wypracował autorską procedurę działań audytorskich opartą o szereg specjalizowanych plików excel. Mając na uwadze rosnącą ilość Klientów oraz powtarzalność bardzo żmudnych działań Klient zdecydował się zbudować rozwiązanie umożliwiające standaryzację i automatyzację działań. Powstające rozwiązanie utknęło z braku specjalistycznej wiedzy w zakresie Excel VBA. Po krótkiej prezentacji zakresu działań ITCH w obszarze Microsoft Klient zaprosił nas na spotkanie i przedstawił swój problem.
Opis rozwiązania i przebieg wdrożenia
Po analizie dostarczonych arkuszy i zapoznaniu się z teorią księgowości w niezbędnym zakresie inżynierowie IT Challenge zdecydowali się na zbudowanie od zera arkusza przeznaczonego do pozyskiwania danych od audytowanych firm oraz automatyczne migrowanie zebranych danych do przygotowanego przez Klienta arkusza obejmującego techniczną analizę danych. Stworzony arkusz udostępnia precyzyjną ścieżkę działania, zgodnie z którą generowane są arkusze adekwatne do rodzaju Bilansu oraz Rachunku Zysków i Strat wykorzystywanych w danym przedsiębiorstwie jak również mapowanie wszystkich używanych kont analitycznych od odpowiednich pozycji tych dokumentów. Na bazie pozyskanych od Klienta danych rozpoczynając badanie pracownicy Klienta generują automatycznie Tabele Wiodące które umożliwiają im szczegółową analizę prawidłowości dostarczonych księgowań.
Wyzwanie
Klientowi szczególnie zależało na czasie gdyż rozpoczynał się już okres audytowy, w związku z tym pierwsza wersja rozwiązania powstała w tydzień. Szczególnym wyzwaniem okazały się różnorodne wersje bilansów oraz RZIS stosowane w audytowanych firmach jak również niuanse księgowe wynikające z dotychczasowych doświadczeń klienta. Istotnym oczekiwaniem klienta było zabezpieczenie jego know how, w związku z czym w arkuszu dla klienta zastosowano szereg zabezpieczeń ograniczających możliwość ich zmiany i podglądu.
Efekt prac
Zastosowany arkusz umożliwia standaryzację kontaktu z Klientami naszego Klienta i przerzucenie na nich części pracy wykonywanej do tej pory przez audytora.
Automatyczne generowanie tabel wiodących oszczędza od kilku do kilkunastu godzin pracy audytora na każdym prowadzonym audycie co sumarycznie daje kilkaset godzin rocznie.
Wprowadzone formuły umożliwiają szybkie znalezienie błędów i ewentualnych różnic w księgowaniach
